Projektcontrolling ist sehr wichtig für den Erfolg von Projekten. Es hilft, dass Projekte pünktlich, innerhalb des Budgets und mit den Zielen abgeschlossen werden. Es beinhaltet auch Maßnahmen, um den Projektverlauf zu verbessern.
Es umfasst alle Tätigkeiten, die ein Projekt über seine gesamte Laufzeit begleiten. Dazu gehören die Planung, die Terminierung, die Kommunikation und die Finanzierung.
Nach der Norm DIN 66901-5 gibt es sechs Pflichtaufgaben und neun Optionen im Projektcontrolling. Es werden wichtige Parameter überwacht, wie die Erreichung der Ziele, die Kosten und die Fristen.
Das Projektcontrolling wird nach speziellen Kennzahlen bewertet. Diese umfassen den Fortschritt, die Qualität, die Nutzung der Ressourcen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Das operative Projektcontrolling teilt sich in Einzel- und Multi-Projektcontrolling auf. Das strategische Projektcontrolling entscheidet, welche Projekte ein Unternehmen durchführen sollte.
Methoden des Projektcontrollings sind unter anderem Nutzwert-Analyse, Risikoanalyse und Wirtschaftlichkeitsrechnung. Diese Methoden optimieren die Projektstrategie und helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu managen.
Wichtige Erkenntnisse
- Projektcontrolling ist unerlässlich für die Sicherung Projektziele und die Einhaltung von Kosten und Terminen.
- Operatives Projektcontrolling unterteilt sich in Einzel-Projektcontrolling und Multi-Projektcontrolling.
- Die Norm DIN 66901-5 definiert 15 Prozesse für das Projektcontrolling, von denen 6 obligatorisch sind.
- Zu den Kennzahlen im Projektcontrolling gehören Leistungsfortschritt, Qualitätsniveau, Projektkosten und Umsatz.
- Projektcontrolling-Methoden umfassen Nutzwert-Analyse, Risikoanalyse und Wirtschaftlichkeitsrechnung.
Was ist Projektcontrolling?
Projektcontrolling ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements. Es hilft Unternehmen, ihre Projektziele zu erreichen. Dabei plant, überwacht und steuert man Projekte, um die Ziele zu erreichen, ohne zu viel Ressourcen zu verbrauchen.
Definition
Die Controlling Definition im Projektmanagement bezieht sich auf die Koordination und Kontrolle von Ressourcen, Zeitplänen und Kosten. Ziel ist es, Ressourcen optimal zu nutzen und die Ziele rechtzeitig zu erreichen. Projektcontrolling erkennt Abweichungen früh und setzt Maßnahmen um, um den Erfolg zu sichern.
DIN 69901
Das Projektcontrolling basiert auf der DIN 69901-5 Norm. Diese Norm beschreibt die Grundlagen und Methoden im Projektmanagement. Sie legt den Standard für das Projektcontrolling fest. So können Unternehmen ihre Projektziele effizient und effektiv erreichen.
Die Bedeutung des Projektcontrollings im Unternehmen
Projektcontrolling ist sehr wichtig im Projektmanagement. Es hilft, den Fortschritt der Projekte zu überwachen und die Ziele zu erreichen. Viele Projekte scheitern, weil die Ziele nicht klar sind oder die Planung nicht gut ist.
Das Projektcontrolling hilft, solche Probleme zu vermeiden. Es ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.
Rolle im Projektmanagement
Das Projektcontrolling ist zentral für die Steuerung von Projekten. Es unterstützt das Management bei jeder Phase des Projekts. Dazu gehört die Planung, Durchführung und das Abschlussmanagement.
Es übernimmt wichtige Aufgaben wie die Analyse von Abweichungen und die Steuerung des Budgets. Die Entscheidungen der Projektmanager werden durch Controller unterstützt. Das hilft, Projekte erfolgreich zu gestalten.
Warum Projektcontrolling entscheidend ist
Projektcontrolling sorgt dafür, dass die Ziele immer im Blick sind. Es ermöglicht es, Budgets und Ressourcen gut zu planen. Das hat einen großen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens.
Es gibt wichtige Einsichten in die Leistung des Projekts. Diese Informationen helfen, zukünftige Projekte besser zu planen. Klare Ziele und eine gute Überwachung sind dabei sehr wichtig.
Aufgaben des Projektcontrollings
Projektcontrolling ist Teil der Projektleitung. Es umfasst inhaltliche, zeitliche und hierarchische Dimensionen. Laut DIN 69901 hilft es, die Projektziele zu erreichen. Es ist eine wichtige Phase im Projektmanagement.
Die Ziele sind klar: effektives Erreichen der Ziele, Fortschrittsmessung und Abweichungen erkennen.
Obligatorische Aufgaben
Die Pflichtaufgaben des Projektcontrollings sind gemäß DIN 69901-5:
- Termin- und Änderungssteuerung
- Ressourcenkontrolle
- Abnahme
- Risikosteuerung
- Zielerreichungssteuerung
Die Pflichtaufgaben helfen, die Ziele zu erreichen und das Projekt zu beenden. Sie orientieren sich an inhaltlichen und zeitlichen Dimensionen.
Optionale Aufgaben
Optionale Aufgaben gehen über das Pflichtprogramm hinaus:
- Dokumentation und Informationssteuerung
- Finanzielle Mittelsteuerung
- Initiierung von Vorgängen zur Risikosteuerung
Die optionalen Aufgaben erweitern die Rolle des Projektcontrollings. Sie tragen zum Erfolg bei. Die Dokumentation hilft, den Fortschritt zu verfolgen und Erkenntnisse für zukünftige Projekte zu sichern.
Die Kontrolle der Ressourcen und die Risikosteuerung fördern eine zielgerichtete Umsetzung. Das Projektcontrolling ist also viel mehr als nur Termin- und Kostenkontrolle. Es ist zentral für das Projektmanagement, indem es die Aktivitäten verwaltet und die Ziele erreicht.
Operatives Projektcontrolling vs. Strategisches Projektcontrolling
Operatives und strategisches Projektcontrolling sind wichtig für den Erfolg von Projekten. Sie haben unterschiedliche Ziele und Methoden. Beide sind unverzichtbar.
Operatives Projektcontrolling
Das operative Projektcontrolling kümmert sich um die Qualität, Kosten und Zeit einzelner Projekte. Es hilft, Projekte effizient zu steuern. Laut Fiedler (2016, S. 13-14) ist es wichtig für die Koordination mehrerer Projekte.
Strategisches Projektcontrolling
Das strategische Projektcontrolling befasst sich mit der langfristigen Planung und Bewertung. Es hilft, die richtigen Projekte zu wählen. In KMU fehlen oft gute Lösungen für das Projektmanagement (Klein, 2010, S. 23).
Für die Entscheidungen sind Projektbewertungsmethoden wichtig. Tools wie die Nutzwertanalyse helfen, Projekte zu bewerten und zu priorisieren (Fiedler, 2016, S. 33-38).
Die Kombination aus beiden Formen ermöglicht eine ganzheitliche Projektführung. Sie passt sich an kurz- und langfristige Ziele an.
Einzel-Projektcontrolling und Multi-Projektcontrolling
Das Projektcontrolling ist gemäß DIN 69901 als Regelkreis definiert. Es sichert das Erreichen der Projektziele. Es verbindet das Projektmanagement mit dem Unternehmenscontrolling. Dies ist für den Erfolg und die Liquidität eines Unternehmens wichtig.
Es gibt zwei Hauptformen: Einzel-Projektcontrolling und Multi-Projektcontrolling.
Einzel-Projektcontrolling
Das Einzel-Projektcontrolling zielt darauf ab, einzelne Projekte erfolgreich zu gestalten. Es bezieht sich auf Qualität, Funktionalität, Kosten und Zeit. Regelmäßige Überwachung ist dabei wichtig.
Dabei werden Ist-Daten, Soll-Ist-Vergleiche und die Analyse von Abweichungen gemacht. Es werden Vorschläge und Maßnahmen entwickelt, um die Ziele zu erreichen.
Operatives Multi-Projektcontrolling
Das operative Multi-Projektcontrolling betrachtet mehrere Projekte in einer Abrechnungsperiode. Es koordiniert die Planung und steuert die Ressourcen. Die Herausforderung liegt in der Periodisierung und der Ressourcenkoordination.
Die Instrumente sind ähnlich wie beim Einzel-Projektcontrolling. Aber mehrere Projekte werden betrachtet. Bei vielen Projekten sind spezielle Stellen für das Projektcontrolling sinnvoll.
Die Zusammenarbeit zwischen Projektcontroller und Projektleiter ist wichtig. Sie sorgt für Transparenz und richtige Informationen.
Wer ist für das Projektcontrolling verantwortlich?
In einem Unternehmen ist die Verantwortung für das Projektcontrolling vielfältig. Sie kann von einem Projektcontroller, dem Projektleiter oder einem Team übernommen werden. Die richtige Aufgabenverteilung und Teamarbeit sind wichtig, um die Ziele zu erreichen.
Der Projektcontroller
Ein Projektcontroller ist sehr wichtig für die Überwachung und Steuerung von Projekten. Er überwacht den Fortschritt regelmäßig und setzt bei Abweichungen Gegenmaßnahmen um. Er arbeitet eng mit anderen Teammitgliedern zusammen, um die Ziele pünktlich und im Budget zu erreichen.
Rollen und Aufgabenverteilung
Die Aufgaben im Projektteam hängen von der Größe und Komplexität des Projekts ab. Der Projektcontroller leitet meist die Controlling-Aktivitäten. Zu seinen Aufgaben gehören:
- Überwachung der Projektfortschritte mit Kennzahlen
- Erstellen von Budget- und Ressourcenplänen
- Risikoanalysen durchführen
- Mit dem Team kommunizieren
- Projektqualität überprüfen
Die klare Rollenverteilung und Zuständigkeit verbessert die Effizienz und die Erfolgschancen des Projekts. Gute Teamarbeit und klare Verantwortlichkeiten sind dabei sehr wichtig.
Projektcontrolling vs. Projektmanagement
Projektcontrolling und Projektmanagement sind beide wichtig für ein Projekt. Sie haben unterschiedliche Schwerpunkte und Aufgaben. Projektcontrolling kümmert sich um den Projektverlauf und die Zielerreichung. Projektmanagement befasst sich mit der Auswahl des Teams, der Terminplanung und den Projektzielen.
Unterschiede und Gemeinsamkeiten
Projektcontrolling sorgt für effiziente Zeit- und Kostenermittlung. Es analysiert Abweichungen und setzt Gegenmaßnahmen um. Qualitätssicherung und Ressourcensteuerung sind auch wichtig.
Projektmanagement ist für Personalplanung, organisatorische Abläufe und strategische Ausrichtung zuständig. Beide Bereiche arbeiten eng zusammen. Ihre Zusammenarbeit ist für den Erfolg von Projekten entscheidend.
Verzahnung der Prozesse
Projektcontrolling und Projektmanagement arbeiten eng zusammen. Sie sorgen dafür, dass Projekte effizient und effektiv laufen. Projektmanagement unterstützt die Überwachung und Kontrolle durch Projektcontrolling.
Projektcontrolling hilft, Projekte schnell zu korrigieren. Es überwacht Zeit, Ressourcen, Risiken, Änderungen und Zielerreichung genau. Das spart Zeit und Geld und unterstützt die Entscheidungen im Projektmanagement.
Einflussfaktoren im Projektcontrolling
Im Projektcontrolling sind viele Faktoren wichtig, um ein Projekt erfolgreich zu machen. Sie müssen oft überprüft werden. So bleibt das Projekt auf dem richtigen Weg.
Leistungsfortschritt und Meilensteine
Die Projektüberwachung prüft, wie gut das Projekt vorankommt. Sie schaut auch, ob wichtige Meilensteine erreicht werden. Wichtig sind dabei die Fortschritte und die Qualität der Arbeit.
Um den Fortschritt zu messen, braucht es klare Ziele und eine gute Planung. Es ist wichtig, den Fortschritt regelmäßig zu prüfen. So erkennt man früh, wenn etwas schiefgeht. Hier gibt es eine Checkliste für Projektcontrolling.
Termine und Kosten
Termine einzuhalten und ein gutes Budget zu planen, ist sehr wichtig. Man sollte die Kosten genau analysieren. Dabei sollte man auch die Kosten für die Mitarbeiter berücksichtigen.
Es ist klug, Zeitpuffer einzuplanen. So kann man besser auf Probleme reagieren. Projektüberwachung hilft, die Kosten und Termine im Griff zu behalten. Mit guten Planungen und Kontrollen wird das Projekt erfolgreich abgeschlossen.
Projektcontrolling-Methoden
Projektcontrolling hilft, Projekte gut und erfolgreich zu gestalten. In den ersten Phasen sind bestimmte Methoden sehr wichtig. Sie machen die Planung und Durchführung von Projekten besser.
Vorprojektphase
In der Vorprojektphase nutzt man Nutzwert-Analyse, Risiko-Analyse und Wirtschaftlichkeitsrechnung. Diese Methoden sind wichtig, um das Projekt zu bewerten.
Die Nutzwert-Analyse bewertet Lösungen im Projektverlauf. Sie sieht auf Kosten und strategische Bedeutung. Diese Methode hat sechs Schritte und hilft, Ergebnisse genau zu beurteilen.
Die Risikobewertung zeigt Gefahren und deren Einfluss auf das Projekt. Eine Wirtschaftlichkeitsrechnung prüft, ob das Projekt rentabel ist. Sie nutzt Methoden wie Kostenvergleich und Sensitivitätsanalyse.
Definitionsphase
In der Definitionsphase entsteht ein detaillierter Projektplan. Er ist wichtig für den Projektverlauf und weitere Analysen. Der Projektstrukturplan (PSP) zeigt, wie das Projekt in Aktivitäten aufgeteilt ist.
Die Meilensteintrendanalyse nutzt Meilensteine, um den Fortschritt zu überwachen. Sie hilft, Termine einzuhalten und Prognosen zu bewerten. MTA-Charts zeigen Abweichungen und helfen, frühzeitig Probleme zu erkennen.
Die Planung mit diesen Methoden macht ein Projekt nicht nur machbar, sondern auch erfolgreich und wirtschaftlich. So können Unternehmen ihre Projekte besser steuern.
Projektplan und Meilensteine
Ein guter Projektplan ist für den Erfolg eines Projekts sehr wichtig. Er beinhaltet alle wichtigen Infos zu Aufgaben, Zeiten und Ressourcen. Die Meilenstein-Trendanalyse hilft, Probleme früh zu erkennen.
Elemente eines Projektplans
Ein Projektplan hat wichtige Teile:
- Projektziele: Diese sind klar definiert und helfen, Erfolge zu messen. Man nutzt SMART-Kriterien (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Termingerecht).
- Ressourcenplanung: Es ist wichtig, genug und effizient Ressourcen zu verteilen.
- Zeitschätzungen und -pläne: Man legt Zeitrahmen für Aufgaben und Meilensteine fest. Regelmäßige Überprüfung mit der Meilenstein-Trendanalyse ist wichtig.
- Risikomanagement: Man erkennt Risiken und plant Gegenmaßnahmen.
Bedeutung der Meilensteine
Meilensteine sind wichtige Punkte im Projektplan. Sie zeigen wichtige Ziele und Fristen. So kann man den Fortschritt des Projekts immer im Blick haben.
Regelmäßige Bewertung mit der Meilenstein-Trendanalyse hilft, Probleme früh zu erkennen. So kann man schnell Maßnahmen ergreifen.
„Der Meilensteinplan ist ein zentrales Instrument für Terminplanung und Projektcontrolling und umfasst wichtige Projektereignisse wie Anfang und Ende des Projekts, Start und Abschluss von Phasen, Go- und No-go-Punkte.“
Die Meilenstein-Trendanalyse macht das Zeitmanagement effektiver. Sie hilft, das Projekt pünktlich zu beenden.
Erfolgsmessung im Projektcontrolling
Im Projektcontrolling ist die Erfolgsmessung sehr wichtig. Sie nutzt viele Kennzahlen, um den Fortschritt und die Leistung zu bewerten. So können gut entschieden werden.
Kennzahlen und Performance Indikatoren
Wichtige Kennzahlen sind Projektlaufzeit, Kosten, Fertigstellungsgrad, Umsatz und das Ergebnis. Sie zeigen, wie ein Projekt vorankommt und helfen, Abweichungen früh zu erkennen.
Es ist wichtig, Erfolgsindikatoren zu kennen, um Ziele zu erreichen. Das Projektcontrolling nimmt oft 10 % bis 40 % des Gesamtaufwands in Anspruch. Das zeigt, wie wichtig diese Aufgabe ist.
Tools zur Erfolgsmessung
Software-Tools helfen beim Sammeln und Analysieren von Daten. Sie zeigen auch, wie Soll- und Ist-Werte verglichen werden können. Tools wie Microsoft Project, Tableau oder JIRA sind sehr nützlich.
Projektcontroller nutzen diese Tools, um Einblicke zu gewinnen. Sie können so Projekte besser steuern. Die Nutzung dieser Tools verbessert den Überblick und erhöht die Erfolgschancen.
Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse
Der Soll-Ist-Vergleich ist ein wichtiges Werkzeug im Projektcontrolling. Er wird vor allem im Controlling-Bereich benutzt. Dabei werden geplante Ziele (Soll) mit den erreichten Ergebnissen (Ist) verglichen. So werden Abweichungen sichtbar.
Diese Methode hilft, die Abläufe und Ergebnisse im Projektmanagement zu überwachen.
Soll-Ist-Vergleich
Der Soll-Ist-Vergleich vergleicht geplante Ziele (Soll) mit den erreichten Ergebnissen (Ist). So werden Abweichungen sichtbar. Dies hilft, die Projektbewertung zu verbessern und Maßnahmen zur Verbesserung zu finden.
Zu den häufigsten Anwendungen gehört die Kontrolle der Projektkosten. Hier werden Soll- und Istkosten verglichen, um Budgetüberschreitungen früh zu erkennen. Tools wie factro erleichtern den Vergleich und verbessern den Überblick über Projektkosten.
„Durch den Soll-Ist-Vergleich lassen sich Trends erkennen und notwendige Gegenmaßnahmen schnell einleiten.“
Abweichungen können durch Fehler bei der Kostenzuordnung, Berichtfehler oder externe Faktoren entstehen. Der Soll-Ist-Vergleich umfasst sechs Phasen: Ziele setzen, Werte erfassen, Vergleich erstellen, Abweichungen analysieren, Maßnahmen etablieren und Erfolge messen.
Abweichungsanalyse
Nach dem Soll-Ist-Vergleich folgt die Abweichungsanalyse. Sie untersucht die Gründe für die festgestellten Abweichungen. Ziel ist es, Maßnahmen zu finden, um den Projekterfolg zu sichern.
Die Analyse beginnt mit der Identifizierung und Bewertung der Differenzen. Es wird nicht nur die Abweichung betrachtet, sondern auch die Hintergründe. So können frühzeitig Trends erkannt und Maßnahmen eingeleitet werden.
Nach der Analyse werden Maßnahmen ergriffen, um Soll- und Ist-Werte wieder auszugleichen. Es ist wichtig, nach der Analyse zu bewerten, ob das Projektziel noch erreicht werden kann. Notwendige Gegenmaßnahmen müssen ergriffen werden.
Wirtschaftlichkeitsrechnung und Nutzenanalysen
Wirtschaftlichkeitsrechnungen und Nutzenanalysen sind wichtig für die Entscheidungen bei Investitionen. Sie helfen Unternehmen, kluge Entscheidungen zu treffen. Dabei werden sowohl Zahlen als auch Qualitätskriterien betrachtet.
Wirtschaftlichkeitsrechnung
Die Wirtschaftlichkeitsrechnung prüft vor dem Start eines Projekts die Rentabilitätsbewertung. Sie schätzt Kosten und mögliche Erträge, um die wirtschaftliche Sichtbarkeit des Projektes zu prüfen. Zum Beispiel kann das RS Toolpaket bis zu 30% sparen. Große Einrichtungen wie die Universitätsmedizin Rostock nutzen diese Methoden, um ihre Projekte besser zu steuern.
Nutzenbewertung
Die Nutzwert-Analyse ergänzt die Wirtschaftlichkeitsrechnung mit Qualitätskriterien. Sie hilft, die Vorteile verschiedener Projekte zu vergleichen. So kann sie bei der Entscheidung für ein neues IT-System helfen. Die VENTIS-Gruppe, eine Immobilienentwicklerin, nutzt diese Methode seit über 30 Jahren.
Indem Unternehmen Wirtschaftlichkeitsrechnungen und Nutzenanalysen nutzen, sichern sie sich. Sie stellen sicher, dass ihre Projekte finanziell und qualitativ sinnvoll sind. Diese Methoden gehen über einfache Zahlen hinaus.
